Руководство пользователя 1С:Документооборот 3.0 для тех, кому в системе работать, а не настраивать её. Разбираем интерфейс редакции 3.0, работу с документами и файлами, выполнение задач и пошаговое согласование. Отдельно — механизм встроенных инструкций, о котором знают немногие: система умеет объяснять себя сама, и это снимает половину вопросов к поддержке.
Эта инструкция описывает работу в 1С:Документооборот 3.0 глазами обычного сотрудника: секретаря, юриста, руководителя подразделения. Настройка системы вынесена в отдельный материал — пошаговый гайд по настройке 1С:Документооборот 3.0.
// 01Интерфейс 3.0: что изменилось по сравнению с 2.1
Главное, что стоит понять при переходе с редакции 2.1: изменилась не косметика, а логика навигации. В 2.1 пользователь шёл от журнала — открывал список входящих, список договоров, список задач. В 3.0 работа строится вокруг двух сущностей: списка задач и карточки документа.
| Что вы делали в 2.1 | Как это выглядит в 3.0 |
|---|---|
| Искали документ в нужном журнале | Ищете в едином списке документов с отбором по виду и папке |
| Запускали отдельный бизнес-процесс на каждый этап | Запускаете один процесс по документу, этапы внутри него — действия |
| Следили за несколькими списками задач | Работаете с одним списком задач, сгруппированным по важности и сроку |
| Открывали карточку, чтобы узнать статус | Состояние документа видно в списке отдельной колонкой |
Практический совет для тех, кто переходит с 2.1: не пытайтесь искать привычную команду там же, где она была. Большинство команд сохранилось, но переехало — быстрее найти документ или задачу поиском и работать от карточки, чем восстанавливать прежний маршрут по меню. Подробнее об отличиях редакций — в разделе про переход с 2.1 на 3.0.
// 02Работа с документами: создание, регистрация, поиск
Документ в 1С:Документооборот — это карточка с реквизитами, к которой прикреплены файлы, участники, процессы и связи с другими документами. Сам файл договора — не документ, а вложение в карточку. Из этого следует правило, которое экономит много времени: искать нужно карточку, а не файл.
Создание документа
Документ создаётся по виду документа — это шаблон, который определяет набор реквизитов, правила нумерации, маршрут согласования и папку для хранения. Вид документа выбирается первым, и после создания его обычно уже не изменить, поэтому выбирайте внимательно: «Договор поставки» и «Договор оказания услуг» могут иметь разные обязательные поля и разные маршруты.
Регистрация
Регистрация присваивает документу регистрационный номер по правилам организации. Ключевое, что нужно знать пользователю: номер присваивается в момент регистрации, а не создания. Черновик номера не имеет, и ссылаться на него во внешней переписке до регистрации нельзя.
Поиск
В системе три разных механизма поиска, и они решают разные задачи:
- Отбор в списке — когда вы знаете вид документа, контрагента или период. Самый быстрый способ.
- Полнотекстовый поиск — когда помните фрагмент текста, в том числе внутри вложенного файла. Система индексирует содержимое файлов, поэтому договор находится по фразе из его текста.
- Переход по связям — когда нужны все документы вокруг одного: дополнительные соглашения, акты, переписка.
Документы, с которыми вы работаете постоянно, имеет смысл добавить в избранное — тогда они не теряются среди тысяч чужих карточек.
// 03Работа с файлами и версиями
Правило номер один: файлы редактируются через систему, а не через рабочий стол. Если скачать файл, поправить и загрузить обратно как новый — вы потеряете историю версий и, скорее всего, затрёте чужие правки.
Корректный порядок работы: занять файл для редактирования, внести правки, освободить с сохранением новой версии. Пока файл занят вами, коллеги видят, кто именно его редактирует, и не могут внести конфликтующие изменения.
Что стоит знать про версии:
- Каждое освобождение файла создаёт версию. Прежние версии не удаляются, к ним можно вернуться и сравнить их между собой.
- Версия привязана к решению согласующего. Если коллега согласовал документ, его виза относится к той версии файла, которую он видел. Правка после согласования не «подписывается» задним числом — подробнее в разборе согласования с замечаниями.
- У файла есть роль. В комплекте документа файлы различаются не по названию, а по назначению: основной документ, приложение, подписанный экземпляр. На роли опираются печатные формы и проверки комплектности, поэтому её стоит проставлять — см. роли файлов.
// 04Как выполнять задачи
Список задач — основное рабочее место пользователя. Задача появляется, когда процесс по документу доходит до вас, и исчезает, когда вы её выполнили.
| Тип задачи | Что от вас требуется | Что происходит дальше |
|---|---|---|
| Согласование | Вынести решение: согласовано, не согласовано, согласовано с замечаниями | Процесс идёт к следующему согласующему или возвращается автору |
| Утверждение | Принять финальное решение по документу | Документ переходит к подписанию или исполнению |
| Подписание | Подписать, в том числе электронной подписью | Фиксируется подпись и её владелец |
| Ознакомление | Прочитать и подтвердить факт ознакомления | Фиксируется, кто и когда ознакомился |
| Исполнение | Выполнить поручение и отчитаться о результате | Контролёр проверяет и снимает с контроля |
| Рассмотрение | Вынести резолюцию и назначить исполнителей | По резолюции создаются задачи исполнения |
Три возможности, которые сильно упрощают жизнь и о которых часто не знают:
- Выполнение задач по почте. В уведомлении о задаче приходят команды, и ответ на письмо выполняет задачу без входа в систему. Удобно руководителям, которые не работают в программе постоянно. Механизм включается администратором — как он устроен, разбираем в статье про выполнение задач по почте.
- Перенаправление задачи. Если задача пришла не по адресу, её можно передать нужному сотруднику, а не выполнять формально «чтобы не висела».
- Вопрос по задаче. Когда непонятно, что именно требуется, в системе есть отдельный механизм вопросов по выполнению задачи — он фиксируется в истории, в отличие от переписки в мессенджере.
Если задача не появилась или пропала — не гадайте: типовые причины разобраны в диагностике 1С:Документооборот.
// 05Инструкция по согласованию документа: пошагово
Самая частая операция в системе, поэтому по шагам.
- Откройте задачу из списка. Не из письма-уведомления и не из карточки документа — именно задачу: только в ней есть кнопки решения.
- Изучите карточку документа. Обратите внимание на вид документа, контрагента, сумму и срок — это реквизиты, за которые вы отвечаете своей визой.
- Откройте файлы. Согласовывать по названию карточки нельзя: правки обычно внутри файла. Если согласующих несколько и важны правки в тексте, используется режим замечаний с сохранением версий.
- Посмотрите, кто согласовал до вас. В карточке видны предыдущие визы и комментарии. Если юрист уже написал замечание, ваше решение может от него зависеть.
- Выберите результат. «Согласовано» — если возражений нет. «Не согласовано» — если документ нельзя выпускать в таком виде. «Согласовано с замечаниями» — если вы не блокируете документ, но требуете исправлений.
- Напишите комментарий. Для двух последних вариантов он обязателен по смыслу: без него автор не поймёт, что исправлять, и круг согласования пойдёт заново.
- Проверьте, что задача исчезла из списка. Если она осталась — решение не сохранилось, повторите.
Не правьте файл, пока идёт круг согласования, даже если вы автор. Часть коллег вынесет решение по старой редакции, часть по новой, и разбираться, кто что видел, придётся вручную. Правильный путь — дождаться окончания круга либо явно вернуть документ на доработку.
// 06Встроенные инструкции: система объясняет себя сама
Возможность, которую почти не используют, хотя она закрывает большую часть вопросов к поддержке. В 1С:Документооборот есть собственный механизм инструкций: организация пишет свои правила прямо в системе, и они показываются пользователю в нужный момент.
Инструкция — это не файл в общей папке, а объект с текстом и условиями отображения. Показать её можно в зависимости от:
- вида документа — своя инструкция для договоров и своя для служебных записок;
- состояния документа — на этапе подготовки одни правила, на этапе согласования другие;
- грифа доступа — отдельные правила обращения с конфиденциальными документами;
- шаблона процесса — инструкция к конкретному маршруту согласования;
- организации — если в базе несколько юридических лиц с разными регламентами.
Отдельно настраивается, кто инструкцию видит: доступ выдаётся не только конкретному сотруднику, но и подразделению, рабочей группе или роли. То есть бухгалтерия и юристы могут видеть разные инструкции по одному и тому же виду документа.
Практический вывод для тех, кто внедряет систему: вместо рассылки PDF-инструкции, которую никто не открывает, перенесите регламент в карточку документа. Пользователь читает правило там, где принимает решение, а не там, где вы его положили.
// 07Где искать документацию и справку
- Встроенная справка по F1. Справка контекстная: открывается на разделе, соответствующем текущей форме. Это самый быстрый способ разобраться в конкретном окне.
- Документация в комплекте поставки. Официальное руководство поставляется вместе с конфигурацией.
- Инструкции вашей организации. Если внедренцы настроили механизм из предыдущего раздела — правила будут прямо в карточке документа.
- Материалы на сайте 1С. Описание возможностей и методические материалы по конфигурации.
Важная оговорка про любую внешнюю инструкцию, включая эту: типовая конфигурация настраивается очень гибко, и ваш экземпляр почти наверняка отличается от описанного. Названия видов документов, состав реквизитов и маршруты — всё это задаётся при внедрении.
// 08Почему у вас нет раздела из инструкции
Типичная ситуация: в инструкции описан раздел, а у вас его нет. В девяти случаях из десяти дело не в правах и не в том, что вы плохо искали, — соответствующая возможность просто не включена.
Большая часть функциональности 1С:Документооборот управляется настройками, которые администратор включает или выключает целыми блоками. Так включаются проекты, мероприятия и бронирование помещений, учёт рабочего времени, обсуждения, категории, номенклатура дел, штрихкодирование, электронные подписи и десятки других возможностей. Выключенный блок исчезает из интерфейса целиком — не «серым», а полностью.
Что с этим делать пользователю: если нужного раздела нет, это вопрос к администратору из разряда «включите нам», а не к вашим правам доступа. Если же раздел есть, но конкретный документ не виден — это уже права доступа, и разбирается иначе.
// 09Частые вопросы новых пользователей
Где найти инструкцию и руководство пользователя 1С:Документооборот 3.0?
Официальная документация поставляется вместе с конфигурацией и доступна по клавише F1 из любой формы — справка контекстная, она открывается на разделе, соответствующем текущему окну. Кроме того, в самой системе есть механизм собственных инструкций: организация может разместить свои правила прямо в карточке документа, и они будут показываться в зависимости от вида документа и его состояния — см. раздел о встроенных инструкциях.
Чем интерфейс 1С:Документооборот 3.0 отличается от 2.1?
Редакция 3.0 построена на «Библиотеке стандартных подсистем», поэтому изменилась навигация: работа строится вокруг списка задач и карточки документа, а не вокруг разрозненных журналов. Процессы в 3.0 задаются не отдельными объектами на каждый этап, а действиями внутри одного процесса по документу. Привычные пользователю 2.1 команды в большинстве случаев сохранились, но переехали в другие места интерфейса.
Как согласовать документ в 1С:Документооборот 3.0?
Откройте задачу из списка задач, изучите карточку документа и приложенные файлы, затем выберите результат: согласовано, не согласовано или согласовано с замечаниями. Комментарий обязателен, если вы не согласовываете документ или согласовываете с замечаниями — по нему автор поймёт, что исправлять. После выполнения задача уходит из списка, а процесс переходит к следующему участнику. Пошаговый порядок — в разделе инструкции по согласованию.
Почему я не вижу документ, который мне прислали?
Наиболее частые причины три: у вас нет прав на папку или вид документа, документ имеет гриф доступа, к которому у вас нет допуска, либо права ещё не пересчитались после изменения настроек. Право на задачу и право на документ — разные вещи: можно получить задачу и не увидеть карточку целиком.
Можно ли выполнять задачи 1С:Документооборот по электронной почте?
Да, в системе есть механизм выполнения задач по почте: в письме с уведомлением о задаче приходят команды, ответ на письмо выполняет задачу без входа в программу. Возможность включается администратором и подходит для руководителей, которые не работают в системе постоянно.
У меня нет раздела, который описан в инструкции. Что делать?
Скорее всего, соответствующая функциональная опция выключена администратором. Большинство возможностей 1С:Документооборот 3.0 включается настройками: проекты, мероприятия, учёт рабочего времени, обсуждения, категории и десятки других. Отсутствие раздела почти всегда означает, что он не включён в вашей организации, а не что вы его не нашли.
Пользователи не работают в системе, потому что «непонятно»?
40-минутная сессия с инженером — разберём, что мешает вашим сотрудникам, и настроим встроенные инструкции под ваши регламенты.