«Подпись проверена» и «документ можно принять» — это разные утверждения, и система честно их разделяет. Проверок на самом деле три, они независимы, и результат каждой хранится отдельно. Разбираем подписание целиком: что вообще можно подписать, чем простая подпись отличается от усиленной, как устроены машиночитаемые доверенности и штампы, как настраивается внутренний ЭДО и МЭДО для государственного учреждения.
Подписание — та область, где ошибка настройки обнаруживается позже всего и стоит дороже всего: документ подписан, процесс прошёл, а через год выясняется, что подтвердить подпись уже нечем. Поэтому разбираться стоит в механике, а не в кнопках. Как подписание встроено в маршруты, разобрано в материале о согласовании — здесь про саму подпись.
// 01Что можно подписать: не только файлы
Первое, что стоит знать: подпись в 1С:Документооборот 3.0 ставится не только на файл. Подписываемым объектом может быть:
- Файл и отдельно — конкретная версия файла.
- Документ, то есть сама карточка.
- Резолюция руководителя.
- Виза согласования.
- Данные ознакомления под подпись.
- Мероприятие.
- Вложения электронных документов ЭДО.
Это меняет проектирование. Подписать можно сам управленческий акт — визу или резолюцию, — а не только приложенный к ним файл. Для внутреннего документооборота это часто и есть правильный ответ: юридически значимой должна быть именно виза, а не её бумажное отражение.
Подпись привязывается к версии файла, а не к файлу вообще. Это та же логика, что и у визы согласования, которая привязана к версии: подписали одну редакцию — загрузили новую, и подпись относится к предыдущей. Механизм правильный, но он обязан быть проговорён в регламенте, иначе сотрудники будут искренне считать, что подписали «документ», а не конкретную редакцию.
// 02Виды подписи и форматы
В системе различаются два вида электронной подписи: простая и усиленная квалифицированная. Промежуточного варианта в настройках нет — выбор именно между ними.
Простая электронная подпись
ПЭП хранится отдельным механизмом и фиксирует минимум: дату подписи, пользователя, владельца подписи и должность. Ключевая деталь — владелец и должность хранятся текстом. То есть это снимок на момент подписания, а не ссылка на текущую карточку сотрудника.
Поведение правильное: человек сменил должность или уволился, а в подписи осталось то, кем он был в момент подписания. Но из этого следует практическое требование — данные должны быть корректны в момент подписания, потому что задним числом они не пересчитаются.
Усиленная квалифицированная подпись и форматы
УКЭП хранит криптографические данные: отпечаток сертификата, кому он выдан, саму подпись, результаты проверок и формат подписи. Форматов система различает двенадцать — от обычной CMS и базовой CAdES-BES до расширенных долгосрочных и архивной.
Практическая разница между ними в одном: есть ли внутри подписи метка доверенного времени и проверочные данные. Базовая подпись проверяется, пока действует сертификат. Форматы с меткой времени и полным набором проверочных данных рассчитаны на то, чтобы подпись оставалась проверяемой и после истечения сертификата. Если документы у вас живут дольше срока действия сертификата — а договоры живут, — это не теоретический вопрос.
Отдельно настраивается, какие виды документов каким сертификатом можно подписывать: соответствие «сертификат — вид электронного документа» задаётся явно и включается флагом. Это способ не дать подписать договор сертификатом, выданным под другие задачи.
// 03Три слоя проверки подписи
Вот главное, что стоит вынести из статьи. Проверка подписи — это три независимых результата, и они хранятся отдельно друг от друга:
| Слой | Что проверяется | Что означает отказ |
|---|---|---|
| 1. Математика | Подпись математически верна: содержимое не изменялось после подписания | Файл подменён или повреждён |
| 2. Сертификат | Сертификат действителен, дополнительные атрибуты корректны | Сертификат истёк, отозван или не проходит по атрибутам |
| 3. Полномочия | Машиночитаемая доверенность подтверждает право подписывать | Подписал не тот, кто имел на это право |
Отсюда ответ на частый вопрос «подпись же проверена, почему документ не принимают». Математическая верность подписи и её итоговая действительность — разные поля, и тексты ошибок у них тоже разные: отдельно ошибка математической проверки, отдельно ошибка проверки сертификата, отдельно ошибка проверки дополнительных атрибутов. Смотреть нужно все, а не первое попавшееся.
Предусмотрена и ручная проверка дополнительных атрибутов: она фиксирует, кто проверил вручную и на каком основании. Механизм для случаев, когда автоматическая проверка невозможна — например, нет связи с сервисом проверки, — но ответственность за решение должна остаться зафиксированной.
// 04МЧД в 1С:Документооборот 3.0
Машиночитаемая доверенность в системе — не одна сущность, а три разных вида:
- Машиночитаемая доверенность — базовый вид.
- Доверенность организации — для сотрудников своей организации.
- Доверенность контрагента — для проверки полномочий на стороне партнёра.
Связей тоже две, и они разные по смыслу. Первая — доверенность и электронный документ: какая МЧД приложена к этому документу. Вторая — доверенность и конкретная подпись: она хранит дату проверки, признак «доверенность верна» и полноценный протокол проверки.
Наличие протокола — существенная вещь. Результат проверки полномочий не сводится к галочке: система сохраняет разбор, который потом можно предъявить. Для спорных ситуаций это ровно то, что нужно.
Дополнительно настраиваются правила проверки полномочий: для доверенности задаётся правило и флаг его использования. То есть набор проверок настраиваемый, а не зашитый.
Разделите в регламенте два вопроса: «подпись подлинная?» и «подписант имел право?». Это разные проверки с разными последствиями. Первая — техническая, её результат бинарный. Вторая зависит от содержания доверенности: полномочия выданы на конкретные действия, и право подписать договор поставки не означает права подписать дополнительное соглашение о расторжении. Если ваш процесс приёмки смотрит только на «подпись верна», он пропускает второй класс проблем целиком.
// 05Долговременное хранение и продление подписи
Проблема, о которой вспоминают поздно: подпись со временем перестаёт проверяться. Истекает сертификат подписанта, истекает метка времени — и через несколько лет подтвердить подпись становится нечем, хотя файл лежит на месте.
Система это учитывает. У каждой подписи хранится срок действия последней метки времени, а также служебные признаки, связанные с автоматическим продлением: отметка об ошибке при продлении и возможность исключить конкретную подпись из процесса продления.
Практический смысл в трёх пунктах:
- Продление — регулярный процесс, а не разовое действие. Его нужно включить и следить за ошибками, иначе архив тихо деградирует.
- Ошибки продления нужно мониторить. Признак ошибки хранится у подписи — значит, по нему можно построить отбор и увидеть проблемные документы до того, как станет поздно.
- Формат подписи выбирается на старте. Перевести базовую подпись в архивный формат задним числом, когда сертификат уже истёк, невозможно.
// 06Штампы ЭП и регистрационные штампы
Штамп — это визуальное отображение подписи на печатной форме, и в системе их два разных: штамп электронной подписи и регистрационный штамп. Настраиваются они независимо.
Что задаётся:
- Внешний вид штампа — отдельной настройкой.
- Генерация штампов по видам документов — для каждого вида документа своя настройка, то есть штамп можно включить не везде.
- Координаты вставки — отступ сверху и слева, отдельно для штампа ЭП и для регистрационного штампа.
- Страница вставки — на какую страницу документа помещается каждый из штампов.
Обратите внимание, что отступы и страница задаются раздельно для двух штампов: регистрационный обычно идёт в верхний правый угол первой страницы, штамп ЭП — в другое место, нередко на последнюю. Настройка штампов относится к тем вещам, которые делаются один раз и потом годами никого не беспокоят, если сделаны аккуратно.
// 07ЭДО с контрагентами и внутренний ЭДО
Здесь полезно развести два разных сценария, которые называют одним словом.
Внешний ЭДО с контрагентами
Обмен юридически значимыми документами с партнёрами через оператора ЭДО. В 1С:Документооборот он настраивается учётными записями и правилами обработки входящих электронных документов. Важное ограничение версий: по официальной таблице сравнения версий 3.0 обмена электронными документами с контрагентами нет в ПРОФ — это возможность КОРП, ДГУ и старших поставок. Подробнее про версии — в разборе версий и редакций 1С:Документооборот 3.0, а про услугу целиком — на странице ЭДО на 1С.
Внутренний ЭДО
Менее известный, но очень полезный механизм. Настройка задаётся парой «организация плюс вид внутреннего документа» и определяет:
- Формировать ли электронный документ для этого вида.
- Вид подписи — простая или усиленная квалифицированная, отдельно для каждого вида документа.
- Маршрут подписания.
- Основной ли это вид документа.
То есть требования к подписи задаются гранулярно: служебную записку достаточно подписать простой подписью, а приказ по основной деятельности — усиленной квалифицированной. Это и есть правильная настройка: не «везде УКЭП», что дорого и неудобно, и не «везде ПЭП», что юридически рискованно.
// 08Настройка МЭДО для государственного учреждения
МЭДО — межведомственный электронный документооборот, актуальный прежде всего для государственных и муниципальных учреждений. Настройки задаются для каждой организации отдельно.
| Группа настроек | Что задаётся |
|---|---|
| Идентификация | Адрес МЭДО, идентификатор для МЭДО, наименование для МЭДО |
| Транспорт | Способ обмена — диск и локальная сеть либо FTP; каталоги отправки и получения для каждого способа |
| Приём | Вид входящего документа по умолчанию |
| Грифы | Какой внутренний гриф соответствует обычной информации, какой — информации ограниченного распространения |
| Штампы | Отступы и страница вставки отдельно для регистрационного штампа и штампа ЭП |
Два момента, которые стоит подчеркнуть.
Обмен файловый. Способов ровно два — каталог на диске или в локальной сети и FTP. Это значит, что настройка МЭДО — наполовину инфраструктурная задача: права на каталоги, доступность сетевого ресурса, резервное копирование папок обмена, мониторинг того, что файлы разбираются, а не копятся.
Сопоставление грифов обязательно. Входящий документ приходит с пометкой уровня информации, и система должна знать, какой ваш внутренний гриф доступа ему соответствует. Если сопоставление не задано, документ с пометкой «для служебного пользования» рискует лечь в общий доступ. Это первое, что мы проверяем при приёмке настройки МЭДО.
// 09Порядок настройки
- Определите, что подписывается. Файл, версия файла, виза, резолюция — от этого зависит весь остальной дизайн.
- Выберите вид подписи по видам документов. Простая там, где достаточно, усиленная там, где требуется. Не наоборот и не одинаково везде.
- Решите вопрос формата и хранения. Если документы живут дольше сертификата — сразу форматы с метками времени и включённое продление.
- Ограничьте сертификаты по видам документов. Чтобы не подписать договор «чем попало».
- Настройте МЧД и правила проверки полномочий, и отдельно пропишите в регламенте разницу между подлинностью и полномочиями.
- Настройте штампы — вид, виды документов, координаты, страницы.
- Для учреждений — МЭДО: транспорт, каталоги, вид входящего по умолчанию и обязательно сопоставление грифов.
- Поставьте мониторинг ошибок продления подписей и разбора каталогов обмена.
Проверить текущее состояние настроек можно по диагностике 1С:Документооборот. Как подписание связано с регистрацией входящих — в статье про регистрацию документов, а ошибки, которые чаще всего всплывают при работе с файлами из ЭДО, собраны в разборе типичных ошибок внедрения.
// 10Частые вопросы
Что можно подписать электронной подписью в 1С:Документооборот 3.0?
Не только файлы. Подпись ставится на файл и на конкретную версию файла, на карточку документа, на резолюцию, на визу согласования, на данные ознакомления под подпись, на мероприятие и на вложения электронных документов ЭДО. Это важно понимать при проектировании: подписать можно сам управленческий акт — визу или резолюцию, — а не только приложенный к нему документ. Разбор — в разделе о подписываемых объектах.
Чем простая электронная подпись отличается от усиленной в 1С:Документооборот 3.0?
Это два разных механизма. Простая подпись хранится отдельно и фиксирует дату, пользователя, владельца подписи и его должность, причём должность записывается текстом — то есть снимком на момент подписания, а не ссылкой на текущую карточку. Усиленная квалифицированная подпись хранит криптографические данные: отпечаток сертификата, кому он выдан, формат подписи и результаты проверок. В настройках внутреннего ЭДО вид подписи выбирается для каждого вида документа отдельно.
Почему подпись проверена, но документ всё равно нельзя принять?
Потому что проверок три, и они независимы. Первая — математическая верность самой подписи. Вторая — действительность сертификата и его дополнительных атрибутов. Третья — полномочия подписанта по машиночитаемой доверенности, которая проверяется отдельно и хранит собственный протокол проверки. Подпись может быть математически верна, а доверенность при этом не подтверждать право подписывать такой документ. Смотреть нужно все три результата. Подробнее — в разделе про три слоя проверки.
Как работает МЧД в 1С:Документооборот 3.0?
Система различает три вида машиночитаемых доверенностей: доверенность, доверенность организации и доверенность контрагента. Доверенность связывается с конкретным электронным документом и отдельно — с конкретной подписью, вместе с датой проверки, признаком корректности и протоколом проверки. Для доверенностей настраиваются правила проверки полномочий, каждое из которых можно включить или выключить.
Как настроить МЭДО в 1С:Документооборот государственного учреждения?
Настройки МЭДО задаются для каждой организации: адрес, идентификатор и наименование для МЭДО, каталоги отправки и получения, способ обмена — через диск и локальную сеть либо по FTP. Отдельно указывается вид входящего документа по умолчанию и выполняется сопоставление грифов: какой внутренний гриф доступа соответствует обычной информации, а какой — информации ограниченного распространения. Там же задаются координаты вставки регистрационного штампа и штампа ЭП.
Что происходит с электронной подписью при долговременном хранении?
Подпись со временем теряет проверяемость: истекает сертификат подписанта и метка времени. Поэтому у каждой подписи хранятся формат и срок действия последней метки времени, а также признаки, связанные с автоматическим продлением, включая отметку об ошибке продления и возможность исключить подпись из этого процесса. Форматов подписи система различает двенадцать — от обычной CMS до архивной, и именно усиленные форматы с метками времени рассчитаны на длительное хранение.
Подписи есть, а юридической значимости нет?
40-минутная сессия с инженером — проверим вашу настройку подписания, МЧД и хранения и покажем слабые места.