Регистрация документов в 1С:Документооборот 3.0

Регистрация — та часть системы, где сталкиваются два мира. С одной стороны, требования делопроизводства: журналы, индексы дел, сроки хранения, отметка ЭПК. С другой — модель данных 3.0, которая с этими требованиями работает иначе, чем 2.1. Пока перевод с одного языка на другой не сделан, настройка идёт вслепую. Общая структура справочников разобрана в материале о справочниках, здесь — регистрационная часть.

// 01Входящие документы: отдельного типа больше нет

Самое частое недоразумение при переходе. В 1С:Документооборот 3.0 нет отдельного объекта «входящий документ». Есть вид документа, у которого включён флаг «является входящей корреспонденцией», — и этот флаг разворачивает нужное поведение карточки.

По такому же принципу задаётся весь остальной характер документа. У вида документа есть взаимно независимые признаки:

• Является входящей корреспонденцией и является исходящей корреспонденцией.
• Является договором — включает договорную логику.
• Является заявкой на оплату.
• Является комплектом документов.
• Является обращением от граждан — то, что нужно учреждениям для работы по 59-ФЗ.

Отдельно у вида включается учёт входящего номера и даты получателя — реквизитов отправителя, которые в делопроизводстве обязательны, но появляются в карточке только если это разрешено настройкой вида.

// 02Нумерация: настройки и нумераторы

Нумерация в 3.0 состоит из двух независимых частей, и путаница между ними — источник большинства проблем.

Часть	За что отвечает
Настройка нумерации	Какой нумератор применяется в конкретном разрезе и каким способом нумеровать — автоматически или вручную
Нумератор	Как устроен сам счётчик: формат номера, периодичность, независимость по разрезам, работа с пропущенными номерами

Настройка нумерации задаётся в десяти разрезах

Это шире, чем обычно предполагают. Настройка нумерации определяется сочетанием:

• вид документа и тип документа;
• организация и подразделение;
• вопрос деятельности и тематика;
• гриф доступа;
• контрагент;
• проект;
• назначение — для регистрационных номеров или для временных.

Отдельное назначение для временных номеров — полезный механизм: документ получает временный номер до регистрации, чтобы на него можно было ссылаться, а регистрационный номер присваивается позже. Включается это флагом «использовать временные номера» у вида документа.

Что настраивается в самом нумераторе

• Формат номера — шаблон, по которому собирается итоговая строка, с примером для проверки.
• Периодичность: год, квартал, месяц, день или непериодический. При периодичности «год» счётчик обнуляется в январе — это ожидаемое поведение, а не сбой.
• Использовать пропущенные номера — разрешает повторно занимать освободившиеся номера.
• Тип связи — для нумерации по связанному документу, когда номер наследуется от документа-основания.

Пропущенные номера при этом не теряются бесследно: система фиксирует каждый пропуск вместе с тем, кто и когда его зафиксировал, и в том же разрезе, в котором ведётся нумерация. Для делопроизводства это важно — пропуск в журнале всегда можно объяснить.

// 03Независимая нумерация: почему номера «скачут»

Самая частая жалоба после запуска: «номера идут не по порядку». Почти всегда причина в флагах независимой нумерации у нумератора. Их девять, и каждый включённый флаг создаёт отдельный счётчик:

Независимая нумерация по…	Что получается
Организациям	Своя последовательность у каждой организации — обычно это и нужно
Подразделению	Своя последовательность у каждого подразделения
Виду документа	Приказы и служебные записки нумеруются независимо друг от друга
Вопросу деятельности	Свой счётчик на каждое направление работы
Грифу доступа	Отдельная нумерация для документов с ограниченным доступом
Тематике, проекту, связанному документу, узлу распределённой базы	Аналогично, каждый разрез даёт свой счётчик

В общем списке документов такие номера действительно выглядят перемешанными. Но внутри своего разреза они идут строго подряд — а именно это и требуется делопроизводству. Прежде чем «чинить» нумерацию, посмотрите список в том же разрезе, в котором она настроена.

// 04Автоматическая регистрация и авторегистрация

Под «авторегистрацией» обычно понимают две разные вещи, и полезно их развести.

Автоматическое присвоение номера

В настройке нумерации есть способ нумерации с двумя значениями: автоматически или вручную. Первое означает, что номер присваивает система. Второе оставляет поле делопроизводителю — это нужно там, где номер диктуется внешним регламентом или переносится из бумажного журнала.

Автоматический запуск процесса регистрации

Второй механизм серьёзнее. В системе есть правила автозапуска процессов, которые связывают:

• бизнес-событие — что произошло;
• источник события — вид документа, папка документов, папка файлов или категория;
• организацию;
• шаблон процесса, который нужно запустить, — в том числе шаблон регистрации.

Плюс необязательное условие, заданное алгоритмом проверки. То есть правило читается так: «когда с документом такого-то вида в такой-то организации происходит такое-то событие и выполняется условие — запусти процесс регистрации по этому шаблону».

Это и есть настоящая автоматизация приёма документов: документ попал в нужную папку — процесс регистрации стартовал сам, без участия человека. Как устроены шаблоны процессов и условия, разобрано в материале о согласовании и бизнес-процессах.

// 05Отказ в регистрации и повторная регистрация

Регистрация — полноценный процесс, а не действие в один клик, и у него предусмотрен отрицательный исход. Результат регистрации принимает одно из двух значений: зарегистрировано или не зарегистрировано.

Устройство процесса стоит знать целиком:

• Исполнитель — тот, кому адресована задача регистрации. Может быть сотрудником, ролью или пользователем.
• Обрабатывающий результат — отдельный участник, который разбирает итог. Тоже может быть ролью.
• Повторить регистрацию — признак, запускающий новый круг.
• Номер итерации — растёт при каждом повторе, история кругов сохраняется.
• Отправлено на повторную регистрацию — отметка в результатах ознакомления.

Практический смысл: отказ в регистрации — штатный сценарий, а не тупик. Документ вернулся, его поправили, регистрация пошла на второй круг, и вся история осталась в системе. Настраивать процесс регистрации без обрабатывающего результат — значит потерять эту петлю и получить документы, зависшие в статусе «не зарегистрировано» без ответственного.

// 06Вопросы деятельности

Если открыть справочник вопросов деятельности, он выглядит незначительным: у элемента всего два собственных реквизита — комментарий и ответственный. Из-за этого его часто заполняют формально или не заполняют вовсе.

Это ошибка, потому что ценность вопроса деятельности не в его реквизитах, а в том, что он служит разрезом сразу в нескольких подсистемах:

Подсистема	Как используется вопрос деятельности
Нумерация	Измерение в настройке нумерации и отдельный флаг независимого счётчика
Права доступа	Один из разрезов ограничения доступа к документам и файлам
Номенклатура дел	Одна из трёх координат подбора дела
Встроенные инструкции	Условие показа инструкции сотруднику
Пропуски номеров	Разрез, в котором фиксируется пропуск

Отсюда правило: структуру вопросов деятельности продумывают до настройки нумерации и прав, а не после. Переделка задним числом означает перенастройку всего перечисленного разом. И ещё: у вопроса деятельности есть ответственный — это готовый механизм адресации, которым почти никто не пользуется.

// 07Номенклатура дел

Дело в 1С:Документооборот 3.0 описывается набором реквизитов, знакомым любому делопроизводителю:

• Год и индекс дела, раздел и категория дела.
• Срок хранения — он может быть как числом лет, так и текстом, потому что «постоянно» числом не выражается.
• Срок оперативного хранения — отдельно от общего срока.
• Отметка ЭПК и признак «по личному составу».
• Гриф доступа, организация, номера статей перечня.

Как подбирается дело

Самое полезное для настройки: дело связывается с документами по трём координатам, и каждая хранится в карточке дела отдельным списком — виды документов, вопросы деятельности и контрагенты. Рядом система держит признаки того, какие из этих списков заполнены. То есть одно дело можно описать как «вот эти виды документов по вот этим направлениям работы», а другое — как «всё по этому контрагенту».

И важная деталь, на которой спотыкаются: у вида документа есть собственный флаг ведения учёта по номенклатуре дел. Пока он не включён, поле дела в карточке документа не появится, сколько бы дел вы ни завели.

// 08Скан-копии, потоковое сканирование, штрихкод

Регистрация бумажного документа почти всегда включает получение электронного образа, и здесь у вида документа есть свои рычаги:

• Обязателен файл скан-копии оригинала — документ нельзя провести дальше без образа.
• Контролировать наличие оригинала — отдельный контроль бумажного экземпляра.
• Необходима печать штрихкода при создании документа — штрихкод наносится на бумагу сразу.

Штрихкод — ключ ко всей поточной обработке: по нему отсканированный лист сам находит свою карточку. Потоковое сканирование при этом доступно не во всех версиях: по официальной таблице сравнения версий 3.0 его нет в ПРОФ. То же касается штрихкодирования. Если поток входящей корреспонденции большой, это отдельный аргумент при выборе версии.

Отдельно настраиваются роли файлов у вида документа: для каждой роли задаётся, обязателен ли такой файл, может ли он быть только один и является ли он файлом электронного документа. Это способ потребовать при регистрации именно скан подписанного оригинала, а не просто «какой-нибудь файл».

Регистрационный штамп и штамп электронной подписи настраиваются раздельно: у каждого свои отступы и своя страница вставки. Настройка штампов, подписания и МЭДО разобрана в материале про электронную подпись, МЧД и ЭДО в 1С:Документооборот 3.0.

// 09Порядок настройки

Последовательность, при которой ничего не приходится переделывать:

1. Вопросы деятельности. Первыми, потому что на них опираются нумерация, права и дела.
2. Виды документов и их флаги. Входящая и исходящая корреспонденция, договоры, обращения граждан, учёт входящего номера получателя, учёт по номенклатуре дел, обязательность скан-копии.
3. Нумераторы. Формат, периодичность и — осознанно — флаги независимости.
4. Настройки нумерации. Какой нумератор в каком разрезе и каким способом.
5. Номенклатура дел. Только реально используемые дела, с заполнением видов документов, вопросов деятельности и контрагентов.
6. Шаблон процесса регистрации с обрабатывающим результат — чтобы отказ в регистрации был рабочим сценарием.
7. Правила автозапуска — в последнюю очередь, когда ручной сценарий уже отлажен.

Проверить, что из этого настроено в вашей базе, можно по диагностике 1С:Документооборот. Общий порядок внедрения — в пошаговом гайде по настройке, а связанные с регистрацией ошибки — в разборе типичных ошибок внедрения.

// 10Частые вопросы

Где в 1С:Документооборот 3.0 входящие документы?

Отдельного типа «входящий документ» в редакции 3.0 нет. Входящая корреспонденция — это свойство вида документа: у вида есть флаг «является входящей корреспонденцией», и именно он включает соответствующее поведение карточки. Точно так же устроены исходящая корреспонденция, договоры, заявки на оплату, комплекты документов и обращения граждан. Поэтому вопрос «куда делись входящие» решается не поиском журнала, а проверкой настройки вида документа. Подробнее — в разделе про входящие документы.

Как настроить нумерацию документов в 1С:Документооборот 3.0?

Нумерация состоит из двух независимых частей. Первая — настройки нумерации: они определяют, какой нумератор применяется, и задаются сразу в десяти разрезах, среди которых вид документа, организация, подразделение, вопрос деятельности, гриф доступа, контрагент, проект и тематика. Вторая — сам нумератор: формат номера, периодичность (год, квартал, месяц, день или непериодический), использование пропущенных номеров и набор флагов независимой нумерации.

Почему регистрационные номера в 1С:Документооборот 3.0 идут не по порядку?

Чаще всего из-за флагов независимой нумерации у нумератора. Каждый включённый флаг — отдельный счётчик: независимая нумерация по подразделению означает, что у каждого подразделения своя последовательность номеров. В общем списке такие номера выглядят как «скачущие», хотя внутри своего разреза идут подряд. Вторая причина — периодичность нумератора: при периодичности «год» счётчик обнуляется в январе. Разбор — в разделе про независимую нумерацию.

Как работает автоматическая регистрация документов в 1С:Документооборот 3.0?

Автоматическая регистрация складывается из двух механизмов. Первый — способ нумерации в настройках: значение «автоматически» означает, что номер присваивается системой, а не вводится руками. Второй — правила автозапуска процессов: они связывают бизнес-событие и его источник (вид документа, папку документов, папку файлов или категорию) с шаблоном процесса регистрации и могут дополнительно проверять условие через алгоритм. Тогда регистрация стартует сама при наступлении события.

Что такое вопросы деятельности в 1С:Документооборот 3.0?

Это небольшой справочник тематических направлений работы организации, у элемента которого есть только комментарий и ответственный. Его значение не в собственных реквизитах, а в том, что вопрос деятельности служит разрезом сразу в нескольких подсистемах: по нему настраивают нумерацию и независимые счётчики номеров, ограничивают права доступа к документам, подбирают дело в номенклатуре дел и задают условия показа встроенных инструкций.

Как в 1С:Документооборот 3.0 устроена номенклатура дел?

Дело описывается годом, индексом, разделом, категорией, сроком хранения и сроком оперативного хранения, отметкой ЭПК и признаком «по личному составу». Подбирается дело по трём координатам, которые хранятся отдельными списками в карточке дела: виды документов, вопросы деятельности и контрагенты. У вида документа при этом есть собственный флаг ведения учёта по номенклатуре дел — без него дело в карточке документа не появится.