Большая часть проблем внедрения закладывается не в маршрутах согласования, а раньше — когда заполняют справочники. Разбираем структуру: почему физическое лицо, сотрудник и пользователь — три разные сущности, как правильно создать пользователя, чем папка отличается от вида документа, зачем нужны реестры и в каком порядке всё это заполнять, чтобы потом не переделывать.
Справочники 1С:Документооборот 3.0 — фундамент, который потом почти не переделывают: слишком много на нём стоит. Поэтому разбираться в структуре лучше до того, как в систему заведены сотни карточек. Настройка процессов поверх этого фундамента описана в пошаговом гайде по настройке, а работа пользователя — в инструкции по работе в системе.
// 01Физлицо, сотрудник, пользователь: три уровня
Это главный источник путаницы при внедрении, и разобраться в нём стоит раньше всего. В 1С:Документооборот 3.0 один человек описывается тремя разными объектами, и каждый отвечает за своё.
| Объект | Что описывает | Сколько на человека |
|---|---|---|
| Физическое лицо | Самого человека: ФИО, контакты, документы. Заводится один раз и живёт всегда | Ровно одно |
| Сотрудник | Занимаемую позицию: должность, подразделение, график работы и период, когда позиция действует | Может быть несколько |
| Пользователь | Учётную запись для входа в программу | Обычно одна |
Сотрудник — это позиция, а не человек
Ключевая деталь, которую упускают чаще всего: у сотрудника есть дата начала и дата окончания действия, а также признак «действует». То есть запись сотрудника описывает не человека, а период, в течение которого человек занимает конкретную должность в конкретном подразделении.
Отсюда два правила эксплуатации:
- При увольнении и переводе сотрудника не удаляют. Закрывают период действия. Удаление разорвёт историю: задачи, визы и поручения прошлых лет останутся без исполнителя.
- У совместителя несколько сотрудников одновременно. Человек числится в двух подразделениях — это две записи сотрудника на одно физическое лицо, и обе действующие.
Чтобы система понимала, какая позиция основная, отдельно хранится основной сотрудник физического лица — он подставляется там, где нужна одна позиция по умолчанию.
Связь пользователя и сотрудника — «многие ко многим»
Ещё одна неочевидная вещь: связь учётной записи с сотрудником хранится не полем в карточке, а отдельным отношением многие-ко-многим. Один пользователь может быть связан с несколькими сотрудниками — ровно тот случай совместителя, один вход и две позиции.
На этом ломается самописная автоматика. Логика, которая берёт «основного сотрудника» текущего пользователя вместо перебора всех его сотрудников, ведёт себя корректно на штатных сотрудниках и даёт ложные срабатывания на совместителях — а совместители обычно обнаруживаются уже в продуктиве. Если пишете доработки, работающие от текущего пользователя, проверяйте их именно на человеке с двумя позициями.
// 02Как создать пользователя в 1С:Документооборот 3.0
Из модели выше следует порядок, обратный привычному по другим системам. Создавать нужно снизу вверх:
- Физическое лицо. ФИО и контактные данные. Проверьте, нет ли человека в базе — дубли физлиц потом разъединяют вручную.
- Сотрудник. Укажите должность, подразделение и дату начала действия. Если человек совмещает — заведите вторую запись, а не меняйте первую.
- Пользователь. Учётная запись для входа, которую связывают с сотрудником.
- Права. Включение в рабочие группы и политики доступа — см. права доступа в 1С:Документооборот 3.0.
Пользователя создают первым и не связывают с сотрудником. Человек входит в систему, всё выглядит рабочим — но задач не получает. Причина в том, что процессы адресуются на сотрудника, а не на учётную запись: маршрут не знает, кому отдать задачу. Если новый коллега жалуется, что у него пусто, проверяйте эту связь первой.
Вторая по частоте причина «пусто в задачах» — человек не включён в нужные рабочие группы. Разбор остальных случаев собран в диагностике 1С:Документооборот.
// 03Подразделения и организационная структура
Подразделения задают иерархию, на которую потом опирается половина системы: адресация задач руководителю, права по подразделению, отчётность, зона ответственности локальных администраторов.
Что стоит решить до заполнения:
- Насколько подробную структуру заводить. Соблазн повторить штатное расписание до последней группы велик, но чем глубже иерархия, тем сложнее маршруты и права. Практическое правило: заводите тот уровень, на котором реально принимаются решения по документам.
- Одна организация или несколько. Мультифирменный режим влияет на нумерацию, права и отчётность, и включать его задним числом дороже, чем заложить сразу.
- Кто руководитель подразделения. От этого зависит автоматическая адресация: эскалация «руководителю» и маршруты «согласовать у начальника» берут данные отсюда. Незаполненный руководитель — частая причина того, что эскалация просроченных задач не срабатывает.
// 04Папки документов: где лежит и кто видит
Папки в 1С:Документооборот — не про удобство навигации, а про доступ. Именно на папках обычно строится модель прав: политика привязывается к папке, и всё, что в неё попадает, наследует правила.
Отсюда главный принцип проектирования: структура папок должна повторять структуру доступа, а не структуру документов. Если у договоров и служебных записок один и тот же круг читателей, им не нужны разные папки. И наоборот: если часть договоров видит только руководство, это отдельная папка, даже когда вид документа один.
Структуру папок делают зеркалом структуры видов документов: папка «Договоры», папка «Приказы», папка «Служебные записки». Выглядит логично, но не несёт смысла — вид документа и так известен из карточки. В итоге поддерживать приходится две параллельные классификации, а доступ всё равно настраивается отдельно.
// 05Виды документов — главный справочник системы
Вид документа — самый нагруженный справочник в системе. Он определяет сразу несколько вещей: набор реквизитов карточки, правила нумерации, шаблон файла, папку по умолчанию, маршрут согласования и то, какие процессы вообще можно запускать по документу.
Практические соображения при заполнении:
- Не плодите виды ради одного отличающегося реквизита. Дополнительные реквизиты можно добавить к существующему виду, и это дешевле, чем поддерживать два почти одинаковых вида с двумя маршрутами.
- Заводите вид тогда, когда у документа свой маршрут. Разные маршруты — верный признак, что видов действительно должно быть два.
- Вид меняют редко и неохотно. После создания документа сменить вид обычно уже нельзя, поэтому ошибки классификации разбираются вручную.
Подробнее о настройке карточки, нумераторов и шаблонов — в разделе про виды документов.
У вида документа больше тридцати флагов, и часть из них определяет регистрационное поведение: входящая и исходящая корреспонденция, обращения граждан, учёт входящего номера получателя, учёт по номенклатуре дел. Как это связано с нумерацией и делами — в разборе регистрации документов.
// 06Реестры: рабочие места вместо общих списков
Реестр — недооценённый механизм. Это настраиваемый список документов или мероприятий, собранный по их видам, с собственной настройкой доступа.
Две особенности делают его полезным:
- В один реестр входит несколько видов сразу. Например, договоры вместе с дополнительными соглашениями и протоколами разногласий — юристу удобно видеть их одним списком, а не переключать отборы.
- Доступ настраивается на сам реестр. Его показывают конкретным сотрудникам, подразделению, рабочей группе или роли. То есть реестр — это готовое рабочее место под функцию, а не общий список, в котором каждый настраивает отбор под себя.
Практический вывод: если вы объясняете новым сотрудникам, какие отборы поставить в общем списке документов, — это заявка на реестр. Один раз настроенный реестр снимает эту инструкцию целиком.
После видов документов настраивают матрицу связей: она строится именно по видам, поэтому порядок здесь жёсткий. Настройка связей, характер связи и синхронизация доступа разобраны в статье про связи документов и контроль исполнения.
// 07Порядок заполнения на старте проекта
Справочники связаны зависимостями, поэтому заполнять их нужно в определённой последовательности. Нарушение порядка почти всегда означает переделку.
| Шаг | Что заполняем | Почему именно здесь |
|---|---|---|
| 1 | Организации | От них зависят нумерация и разграничение учёта |
| 2 | Подразделения, должности | Нужны до заведения сотрудников |
| 3 | Физические лица | Основа для сотрудников |
| 4 | Сотрудники | Позиции с должностью, подразделением и периодом |
| 5 | Пользователи и связь с сотрудниками | Без связи задачи не приходят |
| 6 | Папки документов | Проектируются от модели доступа |
| 7 | Виды документов | Ссылаются на папки и нумераторы |
| 8 | Реестры и шаблоны процессов | Собираются из готовых видов документов |
Отдельная рекомендация про объём: не пытайтесь завести всё сразу. Заполните справочники под один-два вида документов и одно подразделение, прогоните на них полный цикл, и только потом масштабируйте. Ошибку в структуре на этом объёме исправить дёшево, на полном контуре — уже нет.
Какие ошибки чаще всего всплывают после запуска, собрано в разборе типичных ошибок внедрения 1С:Документооборот 3.0.
// 08Частые вопросы
Чем отличается сотрудник от физического лица в 1С:Документооборот 3.0?
Физическое лицо — это человек, он заводится один раз и живёт в системе всегда. Сотрудник — это занимаемая им позиция: должность, подразделение и период, в течение которого позиция действует. У одного физического лица может быть несколько сотрудников одновременно: совместитель числится в двух подразделениях, и каждой позиции соответствует своя запись. Поэтому при переводе или увольнении сотрудника не удаляют, а закрывают период действия.
Как создать пользователя в 1С:Документооборот 3.0?
Порядок обратный привычному: сначала физическое лицо, затем сотрудник с должностью и подразделением, и только потом пользователь — учётная запись для входа, которая связывается с сотрудником. Если создать пользователя первым и не связать его с сотрудником, он войдёт в систему, но не будет получать задачи: адресация процессов идёт на сотрудника, а не на учётную запись. Пошагово — в разделе о создании пользователя.
Может ли один пользователь быть связан с несколькими сотрудниками?
Да. Связь пользователя и сотрудника в 1С:Документооборот 3.0 хранится как отношение многие-ко-многим, а не как одно поле в карточке. Для совместителей это норма: один вход в систему, несколько позиций. Отдельно определяется основной сотрудник физического лица — он используется там, где нужна одна позиция по умолчанию.
Что такое реестры в 1С:Документооборот 3.0?
Реестр — настраиваемый список документов или мероприятий, собранный по их видам. В один реестр можно включить несколько видов сразу, например все договоры и дополнительные соглашения. У реестра есть собственная настройка доступа: его показывают конкретным сотрудникам, подразделениям, рабочим группам или ролям. По сути это готовое рабочее место под конкретную функцию, а не общий список с отбором.
Зачем нужны папки документов, если есть виды документов?
Они решают разные задачи. Вид документа определяет, что это за документ: набор реквизитов, нумерацию и маршрут согласования. Папка определяет, где документ хранится и кто его видит — именно на папках чаще всего строится модель доступа. Одна из типовых ошибок проектирования — дублировать структуру видов документов в структуре папок, из-за чего обе структуры становится сложно поддерживать.
В каком порядке заполнять справочники при внедрении?
Снизу вверх по зависимостям: организации, затем подразделения, физические лица, сотрудники, пользователи, потом папки документов, виды документов и только в конце реестры и шаблоны процессов. Нарушение порядка приводит к переделкам: например, виды документов, созданные до того, как продумана структура папок, придётся переназначать вручную. Таблица с последовательностью — в разделе о порядке заполнения.
Справочники заполнены, а система не работает?
40-минутная сессия с инженером — разберём структуру вашей базы и покажем, что придётся переделать, пока это ещё дёшево.